Как выбрать онлайн-кассу

Чтобы контролировать доходы бизнеса, государство обязует предпринимателей пользоваться онлайн-кассами. Такие кассы работают через интернет и сами передают отчеты в налоговую.

Чтобы автоматически отправлять отчеты и печатать чеки, новой кассе нужны:

• фискальный накопитель;
• интернет-модуль;
• фискальный регистратор.

Фискальный накопитель в кассах нового образца заменяет электронную ленту. Это устройство, которое записывает данные со всех покупок. Во время оплаты на кассе накопитель формирует фискальный чек и передает его оператору фискальных данных, посреднику между кассой и ФНС.

Оператор регистрирует покупку, сообщает о ней в налоговую и возвращает чек на кассу. Когда покупатель получает чек, ФНС уже учла продажу магазина.

Хотя принцип работы у всех онлайн-касс похожий, модели сильно различаются по функционалу и стоимости. Одному бизнесу нужна простая автономная касса с кнопками, другому — смарт-терминал со встроенным эквайрингом и интеграцией с 1С.

Разбираемся, как подобрать онлайн-кассу под свои нужды.

Обзор: какие бывают кассы

Все онлайн-кассы делятся на три типа: автономные, смарт-терминалы и фискальные регистраторы.

Автономная касса напоминает калькулятор с большими кнопками, в который вмонтированы фискальный накопитель и интернет-модуль. Такие кассы подходят мелкой рознице, когда в день через аппарат проходит до десяти-двадцати покупок, или для продаж на улице. Функционал кассы в этом случае минимальный — выдать чек и соблюсти законодательную формальность.

Стоимость: от 7000 рублей.

Смарт-терминал — это планшет со встроенным принтером чеков. У него сенсорный дисплей, на котором можно выбирать товары, чтобы сформировать заказ. На такой терминал можно установить кассовое программное обеспечение и интегрировать его с товароучетной программой.

Смарт-терминалы пользуются популярностью в общепите с большим потоком клиентов, в сфере услуг и в средней и крупной рознице.

Стоимость: от 12000 рублей.

Фискальный регистратор — это прибор, который печатает чеки. Сам по себе он не работает как касса, его нужно подключить к смартфону, планшету или компьютеру.

Стоимость самого регистратора: от 8500 рублей, но к ней нужно прибавить цену компьютера или смартфона.

Стационарные и мобильные кассы

Кассы бывают стационарные и мобильные. Стационарные работают от сети, а мобильные имеют встроенный аккумулятор и модем.

Стационарные кассы подключаются к компьютеру, их можно использовать на месте установки. Они подходят для торговых точек, где покупатель приносит товар на кассу и там же оплачивает — например, для продуктовых маркетов или магазинов одежды. Также стационарные кассы часто ставят в ресторанах, кафе, гостиницах.

Если в магазине или кафе перебой с электричеством или интернетом, касса будет несколько дней сохранять информацию о товарах, а в налоговую передаст, когда наладится связь.

Мобильные кассы имеют тот же функционал, что и стационарные, но легче и меньше по размеру- помещаются в руку и весят до 1 кг. У них встроенные фискальный регистратор и они подключаются к смартфону или планшету, чтобы напечатать чек.

Мобильные кассы нужны на выездной торговле, а также курьерам и таксистам. Еще с мобильными кассами удобно пробивать крупногабаритный товар. Не нужно тащить его на кассу — достаточно подойти с кассой и просканировать штрихкод.

Смотрите на суточное количество чеков

Проходимость магазина также влияет на выбор кассы и набор дополнительного оборудования.

Например, крупному розничному магазину с большим клиентопотоком нужна касса с широким экраном и быстрой печатью чеков.

Кассы бывают с низкой, средней и высокой скоростью печати. Если в день через кассу проходит от 150 покупателей, нужна касса с высокой скоростью.

Чтобы не вбивать каждый товар вручную, к кассе покупают считыватель штрихкодов. А чтобы клиенты могли платить картой, кассу интегрируют с платежным терминалом.

Тот же набор функций нужен кафе или бургерной с большим потоком клиентов. К функционалу розницы здесь можно добавить функцию отложенной покупки: когда клиент делает заказ, кассир открывает чек, но выдает его только при расчете.

Мелкой рознице можно обойтись обыкновенной автономной кассой с низкой или средней скоростью печати чеков. Такому магазину главное — соблюсти закон. Мобильность тут не так важна.

Выбор онлайн-кассы зависит от вида товара

Если магазин торгует непродовольственными продуктами, можно выбрать любую кассу.

Если торгует алкоголем — отчитывается не только перед налоговой, но и перед Росалкогольрегулированием. Такому продавцу нужна касса, которая интегрируется с системой ЕГАИС.

Если предприниматель продает мясо, молоко, рыбу и другие товары, которые подлежат ветеринарному контролю, — покупает кассу, которая совместима с системой «Меркурий».